Protocolul în afaceri este un aspect foarte important în formarea și menținerea relațiilor dintre companii, dar și dintre departamentele din cadrul unei companii. Conform dicționarului, protocol înseamnă ”reguli (de conduită) care trebuie respectate în societate” – pe de o parte, și ”totalitatea formelor și a practicilor de ceremonial care se aplică la festivități oficiale / în relațiile diplomatice; serviciu însărcinat cu organizarea oficială a ceremonialului” – pe de altă parte, ca explicație mai elaborată. Pe scurt, protocol este procedura de conduită adecvată unui anumit context. În funcție de participanții la întâlnire, protocolul este diferit, dar principiile de bază sunt aceleași sau foarte asemănătoare. În unele situații, nerespectarea protocolului, sau a unei părți ce ține de protocol, poate duce la rezultate nedorite sau chiar la ruperea relațiilor de afaceri.
Să nu uităm că, la nivel de afaceri, imaginea unei companii contează extrem de mult, iar această imagine se formează din mai multe ”cadre”, unul dintre ele fiind protocolul.
Principii de protocol în întâlnirile de afaceri
Primul lucru pe care îl observă un invitat la întâlnirea de afaceri este sediul firmei. Încă de la intrare, aspectul general poate avea un efect pozitiv sau unul mai puțin plăcut, chiar negativ, asupra musafirului. Și nu are legătură întotdeauna cu design-ul, mai degrabă curățenia este cea care ”vorbește” prima despre firma-gazdă.
Nu ai niciodată o a doua șansă de a face o primă impresie bună!
proverb vechi
Există 50% șanse ca în primele 4 minute prima impresie să fie schimbată (nu în totalitate) sau să rămână definitivă. Depinde de ce se întâmplă în aceste minute. Acesta este un motiv foarte bun pentru a se acorda importanță maximă protocolului organizării unei întâlniri de afaceri.
John K. Galbraith – economist american, autorul lucrării ”Societatea perfectă” (1997) – susține că „Între opțiunea de a face pe cineva să se răzgândească și de a dovedi că nu e nevoie de asta, aproape toată lumea se concentrează pe dovezi.” Altfel spus, oamenilor le este dificil să se răzgândească după ce au ”tras” o concluzie bazată pe niște convingeri personale, fiindu-le mai ușor să caute argumente și dovezi pentru a-și susține părerile.
Lumea de astăzi și-a pierdut mare parte din răbdare, timpul este tot mai scurt, iar oamenii s-au obișnuit deja să caracterizeze rapid alți oameni și lucrurile din jurul lor. Foarte puțini mai sunt cei care mai au timpul și răbdarea necesare pentru a analiza situații și contexte, mai ales că și ofertele în mai toate domeniile sunt multe, uneori mai multe decât cererile.
Având în prim plan aceste aspecte (minime) de care să se țină cont, este important ca atenția să fie focusată asupra principiilor de protocol care țin de:
- Aspectul general al clădirii în care firma își are sediul sau își desfășoară activitatea. Curățenia este cea care se observă prima și cel mai des, dar nu întotdeauna când este, ci mai degrabă când nu este. Este auzit mai des spunându-se ”ce mizerie era / ce geamuri murdare / cât praf era” decât ”era curat / geamurile erau perfecte / nu era urmă de praf”.
- Modul în care angajații sau colaboratorii vorbesc / se comportă / sunt îmbrăcați. Imaginea unei companii se construiește în mare parte prin oamenii care o reprezintă, de la funcția cea mai mare până la funcția cea ma mică, de aceea este importantă cultura organizațională și protocolul intern pe care o companie ar trebui să le facă cunoscute și să le impună, în mod agreabil și respectuos, tuturor reprezentanților ei. Chiar și portarul și personalul care face curățenie trebuie să respecte ”eticheta” companiei.
- Comunicarea din toate punctele de vedere: verbal sau non-verbal. Un potențial partener de afaceri, care vine la sediul firmei, întâmpinat cu un zâmbet și un salut sincer, își va face o impresie bună, comparativ cu situația în care este întâmpinat de un chip non-expresiv, poate chiar încruntat, și un răstit ”pe cine căutați?”. Pe de altă parte, există și un protocol de comunicare, prezentat în detaliu în articolul Comunicare eficientă: 4 sugestii esențiale
- Locul întâlnirii / sala de protocol. Curățenia și aerul proaspăt și curat sunt primele care se vor observa când invitații vor intra în sala / spațiul în care se va desfășura efectiv întâlnirea. Ulterior, maniera în care vor fi serviți cu apă / ceai / cafea / patiserie / dulciuri va susține sau va pune sub semnul întrebării ospitalitatea gazdei.
Atenția trebuie să rămână focusată pe menținerea unei impresii bune din partea vizitatorului pe tot parcursul întâlnirii de afaceri, respectându-se regulile de protocol stabilite. Nu trebuie minimizat faptul că, în cele mai multe cazuri, detaliile contează!
Uneori se întâmplă ca la sediul firmei să vină un partener de afaceri fără să anunțe sau unul dintre directori să vină la sediul firmei însoțit de cineva din afara firmei, de aceea este important ca întotdeauna toate aspectele care țin de protocol să fie respectate în permanență. De asemenea, nu trebuie uitat că fiecare angajat în parte este o voce care vorbește despre locul său de muncă, în felul în care acesta își percepe locul de muncă.
Pentru ca totul să fie pregătit întotdeauna pentru vizitatori, este important să se mențină starea de curățenie, sălile de întâlniri să fie mereu gata să-și primească oaspeții și, nu în ultimul rând, produsele necesare consumului pe parcursul întâlnirilor să existe în număr suficient.
Un exercițiu de imaginație ne poate face să percepem mai bine importanța stării continue de a fi pregătit: Să presupunem că se anunță o vizită a unui potențial client în scurt timp. Curățenie nu prea este, în sala de întâlniri nu a mai intrat cineva de cel puțin o săptămână, cafea nu mai este, ceai – doar vreo două plicuțele, nici apă îmbuteliată nu este și nici ”ceva dulce sau sărăt”. Ce se poate face? Se scot câțiva angajați din rutina lor și se pun la treabă: unul cu aspiratorul, altul cu mopul, cineva șterge peretele de sticlă de la sala de protocol, iar altcineva fuge la colț să cumpere ceva produse de ”pus pe masă”. Oare de câte ori și câte firme recurg la această metodă de pregătire a unei întâlniri de protocol? Nu știm și nici nu vrem să știm.
Noi susținem pregătirea din timp a tuturor lucrurilor care țin de curățenie și servicii de protocol. Pentru a vedea ce servicii oferim, vedeți pagina specială Servicii Protocol și nu ezitați să ne contactați.
foto și video: pexels
